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成功事例

お客様のご要望に、スーパーな移植サービスでお答えした事例の紹介です。

保険会社の受発注システム

■ スーパー内職サービス

検品保管封入梱包発送

■ 概要

オンラインによる発注・生産・発送・保管業務の管理システムを構築

■ 背景と目的

2007年12月に生命保険業界では、保険法の改正により保険商品の金融機関窓口販売が全面解禁となりました。トリョウビジネスサービスでお取引いただいておりますA保険会社では、窓口販売の開始と伴に提携しております金融機関毎にパンフレット等の募集ツールを作成、配布する業務が発生する様になり、日々、募集ツールの作成、封入、梱包、発送に関する発注を担当者が電話、FAX、メール等にて行っていました。しかしながら年々募集量が増加し、それに伴い印刷物の種類、帳票の管理業務、発送の作業量が大幅に増加し、作業者の負担が大きくなり現行の体制による発注・管理業務は限界に達していました。 また、印刷物、封入、梱包、発送作業の進捗状況の把握、在庫管理、見積・請求額等の費用把握、売上等集計業務など関連業務についても、リアルタイムに情報を入手することが出来ず問い合せ業務等にかなりの時間を要していました。
今後、更に事務作業量が増加することが予測されるため、事務作業量の軽減・効率化、関連業務を含めた一連の作業の管理体制をIT化により構築することが急務でした。

■ 実績

< システム概要 >
作業量の軽減・効率化を図るとともに、リアルタイムに情報を共有化出来るシステムを実現する。また、将来にわたり拡張性のあるシステム設計を実現する。
同時にA保険会社との取引に関して弊社で手作業にて行われていた作業を全てIT化し、同じシステム内に実装し、ユーザ間との総合的なシステムを構築する。

  • 実際の作業を「発注」「進捗管理」「費用」「金融機関データ」「履歴」「在庫」「集計」の項目毎にカテゴリー分けをする。
  • A保険会社の作業をフロー化し、作業負担が大きい箇所の特定、二重作業や作業進行上の無駄の特定、関連付や統一出来る箇所を特定する。
  • 現在はA保険会社の関係部門のみのアクセスに限定したシステム設定であるが、将来的にA保険会社の支店、グループ会社、関係先、各金融機関からのアクセスが可能となるシステム構築を念頭におく。

以上の事柄を実現するシステムを構築することにしました。

■ 受発注システムのイメージ

2009年7月よりシステムが稼働開始となりましたが、A保険会社では発注にかかわる手書き書類を廃止したことで、手作業による事務処理の負担が軽減されたことは言うまでもありませんが、発注業務をシステム化することで発注依頼がデータ化、蓄積されます。これにより従来の様に帳票の束を何冊も用意したり、捲ったり、電卓をたたいたりする必要が一切不要となり、集計や履歴の検索はワンクリックで行える様になり、大幅な事務処理の軽減を図れました。集計につきましては、A保険会社からの要望を反映した集計表を多数用意し、リアルタイムな経営分析が簡単に可能となりました。また、発注依頼の進捗状況、依頼の費用が画面上で、リアルタイムに確認出来、金融機関の問い合せに対するレスポンスが格段に上がりました。同様に、リアルタイムの在庫が確認出来るので、募集ツールの補充を検討することが容易となりました。
これら一連の作業を全てシステムに集約したことで、従来の様に「担当者が不在のため分からない、出来ない」と言うようなことが解消され、誰もが質を低下させることなくスピーディーに作業をこなすことが可能となりました。リアルタイムに情報を共有化することのメリットが最大限発揮されていると評価されます。
誰もが簡単に、正確に、素早く、質の高いサービスを提供できることはシステム化導入の最大の効果であります。

■ ここがスーパー

トリョウビジネスサービスで構築するシステムは、お客様の要望に合わせたフルオーダーシステムです。今回のシステムのスーパーなポイントは、発注業務をオンライン化したのみならず、発注の進捗や見積・請求額、在庫状況がお客様からリアルタイムで確認がとれ、合わせて蓄積データを集計する経営分析ツールを実装することで、発注に関する全てのサービスをリアルタイムに提供することが可能となっている点です。
この様に一連のサービスをシステム化可能としているのは、トリョウビジネスサービスの強みである企画製作から加工、発送、保管に至るまでの一連の作業を一貫して自社設備で行っていることにあり、一貫して作業を行うことで価格の低減、納期短縮をも実現しています。

■ 課題と展望

現在A保険会社では、各方面に依頼していた業務の一部を集約し、システムにて運用することで更なる事務作業量の軽減と効率化を図っています。今後としましては、A保険会社の支店、グループ会社へのシステム導入による作業量の軽減と効率化の推進はもとより、金融機関へのシステム展開により、A保険会社と金融機関の関係強化を図るツールとして役立てていく方針です。
トリョウビジネスサービスとしましては、この様な成功事例に基づき「事務作業量の軽減・効率化」、「リアルタイム情報の共有化」、「数量管理」等をコンセプトに様々な業界にシステムのご提案を展開していく計画です。また、トリョウビジネスサービスの既存、開発中のシステム(会員管理システム、文書管理システム、ウェブ・トゥ・プリント、デジタルコンテンツ等)とのシステム間連携を深め、グローバルなネットワークビジネスを展開していく計画でございます。

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