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成功事例

お客様のご要望に、スーパーな移植サービスでお答えした事例の紹介です。

学術団体の会員管理

■ スーパー内職サービス

個人情報保護・プライバシーマークシステム開発一貫体制

■ 概要

会員管理システムによる事務局運営代行サービス

■ 背景と目的

杜陵印刷の長年のお得意様であるB学会様より現在運営している事務局が人的・場所的に今まで通りの業務の続行が困難になり、事務局業務の代行はできないかとの問い合わせをいただきました。
B学会事務局の主な業務としては、①会員管理業務:入退会・住所変更等の処理、年会費請求・受領・納付状況確認等の処理、②学術集会開催業務:演題の募集・受付・プログラム作成・発送、お問い合わせへの応対 ③学会誌の発行などです。それぞれの業務を個々に処理しているので非効率的になり、集計作業や発送作業など人的な処理に頼っている状態でした。また、学会ホームページの運営についても人的な負荷が大きくなっていました。
会員数は安定した状態ですが、限られた年間予算のなかで事務局業務を行うため、業務の効率化が必要とされていました。
トリョウビジネスサービスでは、事務局の業務代行を行うに当たり、上記の問題解決のため会員管理システムを構築することを提案いたしました。

■ 会員管理システム化の概要

会員データベースを作成し情報の一元管理を行うことおよびホームページ・電子メールを利用することで、集計・リスト作成の自動化や発送ラベルの自動プリントなど人的作業を軽減するとともにリアルタイムで会費納入状況など会員情報を把握できるようにすること。
また、会員に対してもホームページ上にマイページを作成するなど利便性の向上を図ること。

■ 受発注システムのイメージ

■ ここがスーパー

単なる業務の代行サービスでなく、将来をみつめた問題解決のためのソリューションとして会員管理システムをご提案させていただきました。
プライバシーマークを取得していますので、個人情報保護も万全です。
自社でシステム開発を行いますので、個々の問題に合わせた最適なシステムを構築でき、入退会・会費請求等の処理から、それと連動する形での印刷物作成から会員への送付まで一貫した体制で業務を行えます。

■ 課題と展望

会員管理システムの導入により、事務的な人的作業は大幅に軽減されますが、まだ封入・発送作業等残っている部分もありますので、その部分の一層の効率化が課題であると思っています。今後、現在印刷している会誌等のWebマガジンへの移行も考えて行きたいと思います。

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